Politica sulla riservatezza

 

La presente Politica sulla riservatezza descrive le modalità con cui Kavexnest (di seguito «noi») raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali degli utenti che visitano il nostro negozio online o effettuano acquisti. Ci impegniamo a trattare le informazioni personali in modo trasparente, sicuro e proporzionato alle finalità dichiarate, garantendo agli interessati la possibilità di conoscere e gestire i propri dati.

1. Ambito di applicazione della Politica sulla riservatezza

La presente politica si applica al trattamento dei dati personali raccolti attraverso il nostro negozio online, durante la consultazione delle pagine, la registrazione dei dati necessari agli acquisti, la gestione degli ordini e le richieste di assistenza.

In qualità di titolare del trattamento, determiniamo le finalità e le modalità di utilizzo dei dati personali necessari allo svolgimento delle attività del negozio.

Le principali categorie di informazioni trattate comprendono:

• Dati identificativi: nome, cognome e informazioni necessarie per identificare il cliente e gestire correttamente gli ordini.

• Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono [opzionale] e altre informazioni fornite per ricevere comunicazioni relative agli acquisti o all'assistenza.

• Dati di consegna e fatturazione: indirizzo, numero civico, codice postale, città, provincia e informazioni necessarie alla spedizione e alla documentazione fiscale.

• Dati relativi agli ordini: prodotti acquistati, quantità, importi pagati, stato degli ordini, eventuali restituzioni e richieste di rimborso.

• Dati relativi ai pagamenti: informazioni necessarie alla verifica delle transazioni, identificativi delle operazioni, importi e stato del pagamento, trattati anche attraverso i fornitori autorizzati dei servizi di pagamento.

• Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di dispositivo, caratteristiche del browser, informazioni relative all'accesso al sito e dati necessari alla sicurezza e al corretto funzionamento dei servizi.

• Comunicazioni con l'assistenza: contenuto delle richieste, informazioni sull'ordine e documentazione eventualmente inviata dal cliente per consentire la gestione delle segnalazioni.

Raccogliamo esclusivamente le informazioni pertinenti alle finalità indicate nella presente politica, evitando richieste di dati non necessari.

Alcuni dati, come quelli indispensabili per identificare l'ordine, elaborare il pagamento e organizzare la consegna, sono necessari per completare l'acquisto. La mancata comunicazione di tali informazioni può impedire l'esecuzione dell'ordine.

Le informazioni facoltative vengono richieste soltanto quando possono facilitare l'assistenza o consentire l'accesso a servizi aggiuntivi scelti dall'utente.

2. Tecnologie di raccolta delle informazioni e Politica sui cookie

Il nostro sito utilizza cookie e tecnologie analoghe per garantire il corretto funzionamento delle pagine, mantenere le preferenze espresse dagli utenti e, quando autorizzato, raccogliere informazioni utili a comprendere l'utilizzo del negozio online.

I cookie sono piccoli file di dati memorizzati sul dispositivo utilizzato per accedere al sito. Possono svolgere funzioni tecniche oppure consentire attività aggiuntive, secondo le preferenze espresse dall'utente.

Le principali categorie comprendono:

• Cookie tecnici necessari: consentono il funzionamento delle funzionalità essenziali del sito, la gestione del carrello, il completamento degli ordini e la protezione delle operazioni.

• Cookie funzionali opzionali: permettono di conservare determinate preferenze dell'utente e di rendere più agevole l'utilizzo delle funzionalità non essenziali.

• Cookie statistici: possono essere utilizzati per raccogliere informazioni sull'utilizzo delle pagine e individuare eventuali difficoltà tecniche, nel rispetto delle condizioni applicabili.

• Cookie per finalità commerciali opzionali: quando previsti e autorizzati, possono contribuire alla valutazione dell'efficacia delle comunicazioni commerciali e alla presentazione di contenuti pertinenti.

I cookie strettamente necessari al funzionamento del sito possono essere utilizzati senza richiedere un consenso preventivo, nei limiti consentiti dalle disposizioni applicabili.

Per i cookie opzionali che richiedono il consenso, il trattamento viene attivato soltanto dopo che l'utente ha espresso una scelta libera, specifica e informata. L'assenza di consenso non impedisce l'utilizzo delle funzionalità essenziali del negozio.

L'utente può accettare, rifiutare o modificare le proprie preferenze attraverso gli strumenti di gestione dei cookie disponibili sul sito.

Per maggiori informazioni sulle categorie utilizzate, sulle relative finalità e sulle modalità di gestione delle preferenze, è possibile consultare la Politica sui cookie.

3. Finalità di utilizzo e condivisione dei dati personali

Utilizziamo i dati personali esclusivamente per finalità determinate, esplicite e legittime, collegate alla gestione del negozio online, all'esecuzione degli acquisti e alla tutela delle informazioni degli utenti.

Le principali finalità del trattamento comprendono:

• Gestione degli ordini: registrare gli acquisti, verificare i pagamenti, preparare i prodotti e organizzare le consegne.

• Assistenza clienti: rispondere alle richieste, fornire aggiornamenti sugli ordini e gestire eventuali problemi relativi ai prodotti ricevuti.

• Resi, cambi e rimborsi: verificare le richieste, organizzare le restituzioni e completare le operazioni di rimborso dovute.

• Adempimenti amministrativi: predisporre e conservare la documentazione contabile e fiscale richiesta dalle disposizioni applicabili.

• Sicurezza del sito: individuare accessi anomali, prevenire utilizzi fraudolenti e proteggere l'integrità delle operazioni.

• Miglioramento delle funzionalità: individuare problemi tecnici, verificare l'efficienza delle pagine e rendere più semplice il processo di acquisto.

• Comunicazioni facoltative: inviare newsletter, aggiornamenti informativi e comunicazioni commerciali esclusivamente quando è stata acquisita una valida autorizzazione, ove richiesta.

I dati personali possono essere comunicati a soggetti che svolgono attività necessarie alla gestione degli ordini o all'erogazione dei servizi richiesti.

Le categorie di destinatari possono comprendere:

• Operatori logistici e corrieri incaricati della consegna dei prodotti.

• Fornitori di servizi di pagamento incaricati di autorizzare e gestire le transazioni.

• Fornitori di servizi informatici e di archiviazione necessari al funzionamento e alla sicurezza del negozio.

• Professionisti incaricati di attività contabili, fiscali o amministrative, nei limiti delle rispettive competenze.

• Autorità competenti, quando la comunicazione delle informazioni è richiesta da un obbligo applicabile.

La comunicazione dei dati viene limitata alle informazioni necessarie per lo svolgimento delle attività autorizzate o richieste.

Quando un soggetto tratta dati personali per nostro conto, vengono previste istruzioni appropriate e misure di protezione proporzionate alla natura del trattamento.

Non utilizziamo i dati raccolti per finalità incompatibili con quelle comunicate all'utente. Qualora sia necessario un trattamento ulteriore che richieda una specifica autorizzazione, questa verrà richiesta prima di procedere.

4. Conservazione dei dati personali e gestione dei cookie

Conserviamo i dati personali per il periodo necessario a raggiungere le finalità per cui sono stati raccolti, tenendo conto degli obblighi di conservazione applicabili e della necessità di tutelare i diritti degli interessati.

La durata della conservazione dipende dalla categoria dei dati e dalla finalità del trattamento.

In particolare:

• Dati relativi agli ordini: vengono conservati per il periodo necessario alla gestione degli acquisti, delle consegne, dei resi e delle eventuali richieste successive, oltre agli eventuali termini di conservazione obbligatori.

• Dati contabili e fiscali: vengono conservati per il periodo previsto dagli obblighi applicabili, generalmente fino a 10 anni per la documentazione soggetta a tale termine, salvo ulteriori necessità giustificate.

• Dati relativi all'assistenza: vengono mantenuti per il tempo necessario alla gestione delle richieste e alla documentazione delle soluzioni fornite, tenendo conto di eventuali contestazioni.

• Dati utilizzati per newsletter e comunicazioni commerciali: vengono trattati fino alla revoca del consenso o fino al venir meno della finalità, nel rispetto dei criteri di conservazione applicabili.

• Dati tecnici e di sicurezza: vengono conservati per periodi proporzionati alle esigenze di protezione, prevenzione delle frodi e verifica delle anomalie.

Quando le informazioni non sono più necessarie e non sussiste un obbligo che ne richieda la conservazione, provvediamo alla cancellazione o all'anonimizzazione, secondo le possibilità tecniche e le disposizioni applicabili.

Conservazione e consenso per i cookie

I cookie possono avere durate differenti in base alla funzione svolta.

I cookie necessari vengono mantenuti per il periodo strettamente collegato al funzionamento delle relative funzionalità. I cookie opzionali rispettano le durate comunicate all'utente attraverso le informazioni e gli strumenti di gestione disponibili sul sito.

Prima dell'attivazione dei cookie per i quali è richiesto il consenso, l'utente deve poter conoscere le finalità del trattamento e disporre di strumenti per effettuare una scelta consapevole.

Il consenso deve derivare da un'azione positiva e non può essere considerato acquisito attraverso il semplice utilizzo del sito.

L'utente può modificare o revocare le proprie preferenze in qualsiasi momento. La revoca impedisce i successivi trattamenti fondati su tale consenso e non compromette la liceità delle operazioni effettuate prima della revoca.

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione indebita o utilizzo non consentito.

L'accesso alle informazioni viene limitato ai soggetti che ne hanno effettiva necessità per svolgere le attività assegnate.

5. Diritti degli utenti e gestione delle richieste

Gli utenti possono esercitare i diritti riconosciuti in relazione ai propri dati personali, nei limiti e alle condizioni previste dalle disposizioni applicabili.

I principali diritti comprendono:

• Diritto di accesso: ottenere conferma dell'eventuale trattamento dei propri dati personali e richiedere una copia delle informazioni trattate, insieme ai dettagli relativi alle finalità e alle modalità di utilizzo.

• Diritto di rettifica: richiedere la correzione dei dati inesatti o l'integrazione delle informazioni incomplete.

• Diritto alla cancellazione: richiedere l'eliminazione dei dati personali quando sussistono le condizioni previste, ad esempio quando non sono più necessari rispetto alle finalità originarie o quando viene revocato il consenso e non esiste un'altra base valida per il trattamento.

• Diritto di limitazione: richiedere la sospensione temporanea di determinate operazioni sui dati nei casi previsti.

• Diritto alla portabilità: ricevere i dati personali forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, quando ricorrono le condizioni previste, e richiederne la trasmissione a un altro titolare ove tecnicamente possibile.

• Diritto di opposizione: opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse per motivi connessi alla propria situazione particolare, nei limiti previsti. Per il trattamento finalizzato al marketing diretto, l'opposizione può essere esercitata in qualsiasi momento.

• Diritto di revoca del consenso: ritirare in qualsiasi momento un'autorizzazione precedentemente concessa, senza compromettere la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

• Diritto di reclamo: presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora si ritenga che il trattamento non rispetti le tutele applicabili.

Per esercitare uno di questi diritti, l'utente può inviare una richiesta all'indirizzo email indicato nella sezione finale della presente politica, specificando il diritto che desidera esercitare.

Potremmo richiedere informazioni aggiuntive strettamente necessarie a verificare l'identità del richiedente quando sussistono ragionevoli dubbi, al fine di evitare che i dati vengano comunicati a persone non autorizzate.

Le richieste vengono gestite senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese dalla ricezione. Se la complessità o il numero delle richieste lo rendono necessario, il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi, previa comunicazione motivata entro il primo mese.

L'esercizio dei diritti è generalmente gratuito, salvo i casi in cui siano previste condizioni differenti per richieste manifestamente infondate o eccessive.

La cancellazione dei dati non può essere effettuata immediatamente quando la conservazione è necessaria per adempiere a obblighi applicabili o per accertare, esercitare o difendere un diritto.

6. Basi giuridiche del trattamento e Informativa GDPR

Il trattamento dei dati personali viene effettuato nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e delle disposizioni applicabili alla protezione dei dati.

Ogni attività di trattamento deve fondarsi su una base giuridica appropriata, individuata in relazione alla finalità perseguita e alla natura delle informazioni utilizzate.

Le principali basi giuridiche adottate sono le seguenti:

• Esecuzione di un contratto — Articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR

  Trattiamo i dati personali necessari per elaborare gli ordini, verificare i pagamenti, organizzare le consegne e fornire i servizi richiesti dal cliente.

  Questa base comprende anche le attività necessarie alla gestione delle richieste relative agli acquisti e all'esecuzione degli obblighi derivanti dal rapporto contrattuale.

  La comunicazione dei dati indispensabili all'acquisto è necessaria per completare correttamente le operazioni richieste.

• Consenso dell'interessato — Articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del GDPR

  Quando richiesto, utilizziamo i dati personali soltanto dopo aver ottenuto un consenso libero, specifico, informato e inequivocabile.

  Tale base può essere utilizzata per l'iscrizione alle newsletter, l'invio di comunicazioni commerciali e le attività opzionali di analisi o trattamento che richiedono un'autorizzazione preventiva.

  Il consenso non viene considerato una condizione necessaria per completare un acquisto quando il trattamento non è indispensabile all'esecuzione del contratto.

  L'interessato può revocare il consenso in qualsiasi momento attraverso gli strumenti disponibili o contattando il servizio di assistenza.

• Adempimento di obblighi normativi — Articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR

  Alcuni dati devono essere trattati e conservati per rispettare obblighi fiscali, contabili, amministrativi e regolamentari applicabili.

  Tali attività possono comprendere l'emissione e la conservazione della documentazione relativa agli acquisti, la registrazione delle operazioni e la gestione delle richieste provenienti dalle autorità competenti.

  Le informazioni vengono conservate esclusivamente per i periodi necessari al rispetto degli obblighi applicabili, salvo ulteriori motivi legittimi di conservazione.

• Legittimo interesse — Articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR

  Possiamo trattare dati personali quando ciò è necessario per perseguire interessi legittimi, purché tali interessi non prevalgano sui diritti e sulle libertà fondamentali degli utenti.

  Le finalità possono comprendere la prevenzione delle frodi, la protezione delle operazioni, la sicurezza del sito, la gestione delle anomalie tecniche e il miglioramento dell'affidabilità dei servizi.

  Prima di ricorrere a questa base, valutiamo la necessità e la proporzionalità del trattamento, considerando le aspettative ragionevoli degli utenti e le possibili conseguenze sui loro diritti.

  Il legittimo interesse non sostituisce il consenso quando quest'ultimo è richiesto per una specifica attività.

Le informazioni relative ai principi di trattamento, alle responsabilità e alle garanzie riconosciute agli interessati sono ulteriormente descritte nella nostra Informativa GDPR.

Ci impegniamo a mantenere le attività di trattamento coerenti con le finalità dichiarate, applicando misure appropriate per assicurare riservatezza, integrità e disponibilità delle informazioni personali.

Qualora vengano introdotte modalità di trattamento che richiedano informazioni aggiuntive, compresi eventuali processi decisionali automatizzati con effetti significativi sugli interessati, forniremo preventivamente le comunicazioni e le garanzie previste.

7. Contattaci

Per informazioni relative alla presente politica, alla gestione dei dati personali o per esercitare i diritti riconosciuti agli interessati, è possibile contattarci utilizzando i seguenti recapiti.

Indirizzo di contatto: 5-2-7-3308 EKIMINAMIDORI, HYOGO-KU, KOBE, HYOGO, 652-0897, GIAPPONE

Telefono assistenza clienti: +81 (903) 114 97 89

Email assistenza clienti: webmaster@kavexnest.com

Orari di assistenza: dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 12:00 e dalle 14:00 alle 18:00 (ora dell’Europa centrale, CET)